Tipps zum effizienten Arbeiten

Unterbrechungen Vermeiden

Wenn sie konzentriert arbeiten, kommen sie schnell voran. Aber jedesmal nachdem Sie von ihrer Arbeit unterbrochen wurden, brauchen sie einige Minuten, um wieder genauso konzentriert weiter zu arbeiten wie vor der Unterbrechung. Daher sollten sie jede Störung, die nicht dringend notwendig ist, vermeiden. Suchen sie sich eine Umgebung, die ihnen maximale Störfreiheit bietet. Wenn sie keine Möglichkeiten haben, ungewollte Unterbrechungen zu vermeiden, machen sie ihre Mitmenschen darauf aufmerksam, dass wenn möglich nicht gestört werden wollen. Das lässt sich mit unter schon durch ein Schild an der Tür realisieren.

Arbeitszeit im Voraus planen

Planen Sie im Voraus einige Stunden am Tag ein, an denen Sie völlig ungestört arbeiten können. Am besten eignen sich dafür meist die Morgen- bzw. Abendstunden. Entwickeln Sie eine gewisse Routine für diese Stunden, damit auch ihre Umgebung weiß, dass sie zu dieser Zeit nicht erreichbar sind. Behandeln Sie diese Zeiten wie andere wichtige Stunden, wie einen Termin mit einer anderen Person und tragen sie sie in ihren Kalender ein.

Leistungshochs nutzen

Jeder Mensch arbeitet anders und hat eine individuelle Leistungskurve. Es gibt Menschen, die arbeiten effektiver am Morgen und andere arbeiten besser am Abend. Finden Sie heraus, wann sie am besten und konzentriertesten arbeiten und legen sie ihre wichtigsten Aufgaben in die Hochphasen. Tiefs können sie dagegen effizient für Routinearbeiten nutzen.

Tipp: Um heraus zu finden, wie ihre persönliche Leistungskurve aussieht, notieren sie sich für ca. 1 Woche jede Stunde, wie sie ihre aktuelle Leistungsfähigkeit einschätzen in einer Tabelle.

Zeitlimits setzen

Setzen Sie sich für jede Aufgabe die sie zu erfüllen haben ein Zeitlimit und halten sie dieses auch ein. Meist brauchen wir die Zeit die wir haben. Je weniger Zeit uns zur Verfügung steht, desto konzentrierter und fokussierter arbeiten wir auf die konkrete Aufgabe hin und lassen uns weniger ablenken. Achten sie deshalb darauf, dass sie die Zeiten realistisch einschätzen. Kalkulieren sie nicht zu großzügig, aber auch nicht zu knapp.

Große Aufgaben sinnvoll zerlegen

„Auch die längste Reise beginnt mit dem ersten Schritt.“ - Chinesisches Sprichwort

Oft stehen wir vor neuen Herausforderungen oder Aufgaben und sind erschlagen von ihrer Größe. Sie wirken unerreichbar, so als wären sie einfach nicht zu schaffen. Bei vielen Menschen hat das die Wirkung, dass sie gar nicht erst anfangen wollen. Das Problem lässt sich beheben, in dem man sich Teilziele setzt, die man erreichen möchte. Zerlegen sie daher große Aufgaben in kleinere Teilaufgaben und setzen sie sich für jede Teilaufgabe ein konkretes Ziel.

Aufgaben nicht vor sich herschieben

 „Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen!“

 Oft schieben wir Aufgaben vor uns her, weil sie uns zu groß erscheinen. Überlegen sie sich deshalb, wie sie solche Aufgaben in kleinere Aufgaben zerlegen können und fangen sie zunächst mit dem ersten Schritt an. Meist erscheint dann der zweite Schritt nicht mehr so umfangreich und die Aufgabe lässt sich doch recht schnell erledigen. Klopfen sie sich auf die Schulter nach getaner Arbeit.

Sich selbst belohnen

 
Wenn sie Probleme haben sich für einzelne Aufgaben zu motivieren, denken sie sich eine Belohnung aus, auf die sie sich nach getaner Arbeit freuen können. Natürlich dürfen sie sich erst belohnen, wenn die Aufgabe auch erledigt ist.