Einsteigerguide Zeitmanagement

Ziele setzen

Um strukturiert und effizient arbeiten zu können ist es wichtig, immer die angestrebten Ziele vor Augen zu haben um konsequent darauf zuarbeiten zu können. Dafür müssen sie sich natürlich zunächst Ziele setzen. Ziele müssen konkret, positiv und handlungsorientiert formuliert sein. Sie sollten kontrollieren können, ob sie ein Ziel auch erreicht haben. Wenn Sie ihre Ziele also zu schwammig formulieren, wird das kaum möglich sein. Außerdem müssen Sie ihre Ziele auch erreichen können, sie sollten also realistisch sein. Visualisieren Sie ihre Ziele, z.B. in Tages-, Wochen- und Monatsplänen oder in Form einer Zeitleiste, in der Sie festhalten, wann sie welches Ziel erreicht haben wollen.

Prioritäten setzen

Es gibt wichtigere und weniger wichtige Aufgaben. Oft verzettelt man sich in unwichtigen Aufgaben und stellt hinterher fest, dass kaum noch Zeit für die wichtigen Dinge bleibt. Daher sollten sie ihre Aufgaben nach Prioritäten ordnen und erledigen. Beginnen Sie mit den Aufgaben, die sowohl wichtig, als auch dringend sind (A – Aufgaben), gehen sie dann zu den Aufgaben, die wichtig, aber weniger dringend sind (B – Aufgaben) und erledigen sie zum Schluss die Aufgaben, die weder besonders wichtig sind noch sehr dringend, die aber dennoch erledigt werden müssen (C – Aufgaben).

Tipp: Sie können sich die Priorität einer Aufgabe auch farblich kennzeichnen. Beispiel: Benutzen sie rot für A – Aufgaben, so signalisieren Sie „Achtung! Wichtig!“, gelb für B – Aufgaben und grün für C – Aufgaben, also keine Panik, alles noch im grünen Bereich bei dieser Aufgabe.

Wichtig: Bleiben Sie konsequent! Springen Sie nicht von A – zu B – oder C – Aufgaben! Bearbeiten Sie möglichst immer nur eine Aufgabe und nicht mehrere gleichzeitig!

Planen Sie im Voraus

Tagesplanung

Planen Sie am Vorabend den nächsten Arbeitstag. Sie brauchen dafür etwa 10 – 15 Minuten Zeit. Notieren Sie alle anstehenden Termine und Aufgaben in einer ToDo – Liste und übertragen Sie unerledigte Aufgaben vom Vortag (wenn nötig auch vom Vorvortag). Ordnen Sie die Aufgaben nach ihrer Priorität und markieren Sie sich die Wichtigkeit der einzelnen Aufgaben. Planen Sie ihren Tag, vergessen Sie dabei nicht, Pausen und Puffer einzuplanen.

Wochenplanung

Verschaffen Sie sich am Ende einer jeden Woche einen Überblick, welche Aufgaben sie erledigt und welche Ziele Sie erreicht haben. Dann können Sie sich auf die Schulter klopfen Sie sehen aber auch, was liegen geblieben ist. Das hilft ihnen dabei, die Ziele für die kommende Woche festzulegen. Notieren Sie sich Ihre Ziele und wichtige Aufgaben. Auch bereits feststehende Termine können Sie festhalten. So bekommen Sie eine ungefähre Übersicht, was auf Sie zukommt und können sich darauf einstellen.

Monatsplanung

Wenden Sie das Verfahren für die Wochenplanung auch für die Monatsplanung an. Visualisieren Sie den kommenden Monat schriftlich, z.B. in einem Wandkalender.

Machen Tages-, Wochen- und Monatsplanung zu einer Art Ritualen.

Arbeitsaufwand festlegen

Planen Sie die geschätzte Dauer Ihrer Aufgaben und überlegen Sie sich, wann die Aufgabe erledigt sein muss (Deadline). Legen Sie vorab fest, wie viel Zeit sie für die Erledigung einer Aufgabe aufbringen wollen bzw. können. Sie werden etwas Übung darin brauchen, die Zeiten genau abzuschätzen.

Leistungskurve einbeziehen

Denken Sie bei Ihrer Planung daran, wann Sie ihre Leistungshochs haben. Die Leistungskurve ist zwar individuell verschieden, dennoch sind die grundsätzlichen Tendenzen dieselben. Die meisten Menschen haben am Vormittag ein Hoch, am frühen Nachmittag ein Tief und am späten Nachmittag nochmals ein Hoch. Wann sie am besten arbeiten können, ob sie bsw. ein Morgen- oder ein Abendmensch sind, müssen sie selbst herausfinden. Reservieren Sie die Hoch – Zeiten für wichtige Aufgaben und erledigen Sie in den Tiefphasen die Routine.

Bewegung und Pausen

Bewegungsarmut führt häufig zu Verspannungen und Kopfschmerzen. Auch keine oder falsche Pausen hemmen den Arbeitsfluss. Wenn es ihnen möglich ist, machen sie alle 2 – 3 Stunden eine Pause von mindestens 5 Minuten und verlassen sie dabei auch ihren Arbeitsplatz. Eine große Pause am Tag genügt nicht, um die Leistungsfähigkeit den ganzen Tag über auf hohem Niveau zu halten.

Tipp: Informieren Sie sich unter Pausen effektiv nutzen.

„Stille Stunden“

Mit stillen Stunden sind reservierte Zeiten gemeint, in denen Sie ungestört an wichtigen Aufgaben arbeiten können. Reservieren Sie sich täglich diese Zeiten und sorgen Sie dafür, dass sie währenddessen ungestört sind. Schalten Sie das Telefon ab und schließen sie auch alle anderen Kommunikationskanäle, wenn möglich. Beziehen Sie Hilfe ein, lassen sie sich den Rücken von einer anderen Person freihalten, um ungestört arbeiten zu können.

Zeitdiebe eliminieren

Mit einem Selbst – Check können Sie prüfen, wo im Laufe ihres Tages viel Zeit „gestohlen“ wird. Zeitdiebe können z.B. unangemeldete Besucher sein, ständiges Telefonklingeln, mangelnde Prioritätensetzung, schlechte Planung und ständige Umplanung oder das Aufschieben von Aufgaben. Schreiben Sie sich alle Zeitdiebe auf und arbeiten Sie daran, sie zu eliminieren.